Med lokala IT-lösningar på sina över 1300 församlingar behövde Svenska kyrkan uppdatera och förstärka sin IT-infrastruktur. Vi planerade och genomförde ett av Sveriges största IT-konsolideringsprojekt någonsin, där vi installerade ett gemensamt virtuellt skrivbord i ett privat moln med två lager av tjänster.
I korthet
UTMANING
Att utveckla en rikstäckande IT-lösning som sänker IT-kostnaderna och förenklar de lokala administrativa uppgifterna, så att kyrkans medarbetare kan fokusera på kärnverksamheten istället – samt att skapa en enkel och effektiv stegvis övergång till den nya lösningen.
LÖSNING
Ett virtuellt skrivbord i ett privat moln med två lager av tjänster. Det första lagret är en gemensam IT-plattform som kör de administrativa program som församlingarna själva önskar. Det andra lagret erbjuder en gemensam programvara för bokföring och HR. Nya tjänster kan enkelt läggas till på den Citrix-baserade plattformen.
HUR VI GJORDE
Vi genomförde en förstudie av Svenska kyrkans processer och krav innan vi designade och utvecklade vår lösning. När vi var färdiga med förstudien besökte vi församlingar, utvärderade deras befintliga IT-lösningar och hjälpte dem att ansluta till sina nya virtuella skrivbord.
FÖRDELAR
IT-strukturen vid anslutna församlingar är nu uppdaterad och uppfyller alla lagar och myndighetskrav. Centraliserade inköps- och supportfunktioner har minskat IT-kostnaderna. Filer kan enkelt delas mellan församlingar och data lagras säkert i ett privat moln.
OM KUNDEN
Svenska kyrkan är landets största religiösa samfund. Totalt består organisationen av tretton stift med drygt 1300 församlingar och över 3000 kyrkor. Svenska kyrkan har sex miljoner medlemmar vars kyrkoavgifter uppgår till närmare 15 miljarder kronor.
Stegvis övergång
Svenska kyrkan är en enorm organisation med uppdrag att tillhandahålla kyrkliga tjänster i hela Sverige. Totalt består organisationen av drygt 1300 församlingar i landets alla hörn, där varje församling i praktiken är ansvarig för sin egen IT-struktur. Detta innebar att man hade lokala IT-lösningar och processer runt om i landet. Församlingarnas administrativa uppgifter behövde också förenklas så att medarbetarna kunde fokusera på sin kärnverksamhet istället. Efter en förstudie av organisationens processer, struktur och IT-krav föreslog Ductus en successiv övergång från denna splittrade, dyra och ineffektiva IT-infrastruktur till en ny gemensam lösning.
Lösning i två lager täcker alla behov
Lösningen består av två lager där församlingarna själva kan välja vilka centraliserade tjänster de vill använda. I det första lagret finns ett virtuellt skrivbord där varje församling väljer de administrativa program de föredrar. Medarbetarna kan komma åt molntjänsterna från vilken enhet som helst. Det andra lagret består av en gemensam och samlad programvara för bokföring och HR som förenklar lönebetalningar, fakturering och andra administrativa uppgifter. Den virtuella skrivbordslösningen körs på Citrix-plattformen. All data och alla tjänster är samlade i ett privat moln. Lösningen inkluderar även en bemannad IT-support.
För att underlätta övergången till den nya lösningen erbjuder Ductus även en uppgraderingstjänst till församlingar. Det innebär att vi utvärderar befintlig IT-struktur på församlingskansliet – där vi går igenom allt från nätverksanslutningen till kansliets datorer – och tar fram en enkel plan för övergången till det virtuella skrivbordet. När planen antagits, kan antingen Data Ductus-teamet eller en lokal IT-leverantör sedan utföra uppgraderingen.
Lägre kostnader och bättre samarbete
När fler och fler församlingar nu byter till Citrix-plattformen, gör stordriftsfördelarna att både underhållskostnader och kostnader för investeringar i ny hårdvara, nätverksresurser och liknande minskar. Eftersom alla anslutna församlingar delar samma programversioner har fildelning dessutom blivit mycket lättare. Som en konsekvens har samarbetet kring administrativa uppgifter mellan församlingarna blivit betydligt enklare, vilket i sin tur minskar administrativa kostnader och felkällor och förbättrar den övergripande kvaliteten.
Många av de vanligaste administrationsuppgifterna hanteras nu centralt. Till exempel innehåller bokföringssystemet en automatisk faktureringsfunktion, som skriver ut fakturor centralt och skickar dem till mottagaren, allt med en enkel knapptryckning.
Den privata molnlösningen uppfyller både befintliga och kommande regelverk, såsom GDPR. Sist men inte minst innebär en gemensam plattform att IT-organisationen enkelt kan erbjuda och implementera nya tjänster till alla församlingar över hela landet.
Som en bonus medförde projektet flera positiva effekter för miljön. Att gå från tusentals olika servrar i lokala datacenter – ofta med fler processorer igång än vad som var nödvändigt – till ett konsoliderat centralt datacenter, innebar att energiförbrukningen minskades avsevärt. Dessutom är förbättringen i termer av informationssäkerhet givetvis stor, eftersom riskexponeringen i de otaliga datacentren var omfattande.
Kundens omdöme
”När vi startade det här projektet var vi angelägna om att församlingarna själva skulle få välja om de ville hålla fast vid sin befintliga IT-lösning eller gå över till det virtuella skrivbordet. Vi skulle skapa en lösning som minskade deras administrativa uppgifter och gav dem mer tid till det de verkligen ville ägna sig åt i församlingen. Men vi behövde samtidigt ge dem en viss kontroll över sina egna processer.
Den här lösningen i två lager löste det problemet perfekt, eftersom församlingarna själva kan välja vilka delar de vill använda. Drygt två tredjedelar av kyrkans medarbetare i de lokala organisationerna ute i landet använder nu lösningen. Jag tror att när vi väl är färdiga kommer vi att ha genomfört ett av de största IT-konsolideringsprojekten i Sverige någonsin”, säger Hans Eskemyr, tidigare IT-chef på Svenska kyrkan.